Het uitvoeren van acties op facturen

Het uitvoeren van acties op facturen

Vanuit de overzichtpagina ‘Facturen’ kunnen we een factuur selecteren en vervolgens diverse acties uitvoeren zoals in het volgende voorbeeld:

Acties op meerdere facturen tegelijk

Het voorbeeld toont een geselecteerde factuur met de diverse acties welke er vervolgens uitvoerbaar zijn:

Verstuur factuur
Verstuur de factuur via email naar je klant

Credit
Crediteer de factuur. Er zal nu een creditfactuur worden gecreëerd, welke je naar je klant kunt versturen.

Betaling
Registreer de betaling van de factuur. Let op: als je gebruik maakt van het bankboek voor het verwerken van bankmutaties, dan is het aan te bevelen de registratie van de betaling vanuit het bankboek te doen.

Bekijk journaalposten
Bekijk de journaalposten welke ten gevolge van de boeking van de factuur in het grootboek zijn gecreëerd,

Wijzig factuur
Hiermee wordt de factuur weer in ‘Concept’ geplaatst, waarna je wijzigingen kunt uitvoeren. De mogelijkheid om een factuur te wijzigen is overigens niet beschikbaar indien de factuur is geboekt in een afgesloten periode.

Kopieer factuur
De factuur wordt gekopieerd, waarna je eventueel nog wat wijzigingen kunnen doorvoeren om vervolgens de factuur naar je klant op te sturen. Dit zou je bijvoorbeeld kunnen helpen in de situatie waarbij je regelmatig zelfde facturen naar een klant wilt versturen.

Verwijder factuur
De factuur wordt verwijderd. Deze mogelijkheid is overigens alleen beschikbaar indien de factuur is geboekt in een nog niet afgesloten periode. Tevens zal je hier rekening moeten houden met het mogelijk ontstaan van een ‘gat’ in de factuurnummering, hetgeen je zult moeten kunnen uitleggen aan Accountant en de Belastingdienst bij eventuele controle, dus realiseer je dit!

Bekijk factuur
Er wordt nu een pdf van je factuur gegenereerd en op je pc geplaatst, welke je bijvoorbeeld naar je klant kunt mailen.

Creëer nieuw
Je kunt nu een nieuwe factuur creëren.

Wijzig betaalwijze
Standaard wordt ‘Bank’ als betaalwijze gekozen en bij de factuur vastgelegd. Het kan echter wenselijk zijn deze te wijzigen in bijvoorbeeld ‘Automatische incasso’ als je via incasso de betaling wilt afhandelen.

Uitvoeren van acties op meerdere facturen tegelijk
Het kan voorkomen dat je een bepaalde actie op meerdere facturen tegelijk wilt uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het ineens versturen van een aantal facturen, of het ineens ‘definitief’ maken van een aantal ‘concept’ facturen.

Selecteer meerdere facturen voor een actie

Hiervoor zijn binnen de overzichtpagina Facturen de volgende mogelijkheden beschikbaar:

Verwijder
Verwijder alle geselecteerde facturen. Deze mogelijkheid is overigens alleen beschikbaar indien de factuur is geboekt in een nog niet afgesloten periode. Tevens zal je hier rekening moeten houden met het mogelijk ontstaan van een ‘gat’ in de factuurnummering, hetgeen je zult moeten kunnen uitleggen aan Accountant en de Belastingdienst bij eventuele controle, dus realiseer je dit!

Indien één hier voor een van de geselecteerde facturen niet aan wordt voldaan, dan zal dit in het rapport ‘Terugkoppeling batch acties’ kenbaar worden gemaakt. Dit rapport wordt automatisch getoond als deze situatie is ontstaan.

Definitief
Maak alle geselecteerde facturen ‘Definitief’.

Verstuur
Verstuur alle geselecteerde facturen. Voorwaarde hierbij is dat er voor de betreffende klant een email adres is vastgelegd (bij Contacten).

Indien één hier voor een van de geselecteerde facturen niet aan wordt voldaan, dan zal dit in het rapport ‘Terugkoppeling batch acties’ kenbaar worden gemaakt. Dit rapport wordt automatisch getoond als deze situatie is ontstaan.

Herinner
Verstuur een betalingsherinnering voor alle geselecteerde facturen en wijzig de status van de facturen in ‘1e keer aangemaand’ of ‘2e keer aangemaand’. Voorwaarde hierbij is dat er voor de betreffende klant een email adres is vastgelegd (bij Contacten).

Indien één hier voor een van de geselecteerde facturen niet aan wordt voldaan, dan zal dit in het rapport ‘Terugkoppeling batch acties’ kenbaar worden gemaakt. Dit rapport wordt automatisch getoond als deze situatie is ontstaan.

Download
Van iedere geselecteerde factuur wordt de pdf in zip file geplaatst en op je pc geplaatst.

Kopieer
Van iedere geselecteerde factuur wordt een kopie gecreëerd.

Voorbeelden
Het volgende voorbeeld toont het definitief maken van een aantal ‘Concept’ facturen ineens:

Definitief maken van meerdere concept facturen tegelijk

Je zult de actie nogmaals moeten bevestigen

Bevestig het defintief maken van geselecteerde concept facturen

Nadat je nu op [Definitief] druk zal de actie worden uitgevoerd en zal de overzichtpagina er als volgt uitzien:

Overzichtpagina na uitvoeren van de actie

Het volgende voorbeeld toont het versturen van een aantal facturen ineens:

Het versturen van een aantal facturen tegelijk

Je zult de actie nogmaals moeten bevestigen

Bevestig het versturen van meerdere facturen tegelijk

Nadat je nu op [Verstuur] drukt zullen de facturen worden verstuurd, echter alleen indien van iedere klant (Contact) een email adres bekend is.

Facturen alleen versturen indien een email adres bekend is

We zien nu dat één van de geselecteerde facturen verstuurd is, echter de overige 3 facturen konden niet verstuurd worden omdat geen email adres beschikbaar was.

Merk tevens op dat automatisch nu het rapport ‘Terugkoppeling batch acties’ wordt getoond, waarin is aangegeven dat geen email adres beschikbaar was.