Hoe kan ik facturen inlezen in Yoursminc?

Hoe kan ik facturen inlezen in Yoursminc?

De applicatie stelt je in staat om facturen vanuit een ander systeem aan te maken. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn het inlezen van een order bestand wat is gecreëerd vanuit een webshop, zoals Mijnwebwinkel.nl © of Magento ©.

Ga als volgt te werk:

De orders (of openstaande posten) moeten m.b.v. een zgn “Komma gescheiden” (.csv) bestand worden aangeleverd. Zo’n bestand kun je aanmaken met bijvoorbeeld MS Excel ©. Deze file moet voldoen aan het volgende formaat:

 

Specificatie inleesbestand facturen

 

Hieronder een voorbeeld van zo’n bestand

Het voorbeeld toont in 2 delen, deze horen naast elkaar gezien te worden:

 

Voorbeeld inlezen facturen 1

Voorbeeld inlezen facturen 2

 

We kunnen dit bestand nu inlezen in Yoursminc

 

Menuoptie Inlezen Facturen/Uitgaven

Gegevens inlezen

 

Als eerste moet worden aangegeven of het bestand met orders Inkoop- of Verkooporders betreft.

Vervolgens kun je aangeven welke status je wilt dat de te genereren Facturen moeten krijgen. Hierbij kun je kiezen uit ‘Definitief‘ of ‘Verstuurd‘.

Vervolgens moet m.b.v. de knop [Choose file] het betreffende bestand op je PC worden geselecteerd.

De kolommen ‘Scheidingsteken’, ‘Eventueel gescheiden door’ kun je ongewijzigd laten.

De kolom ‘Eerste rij bevat kolomnamen’ zou moeten zijn geselecteerd als de eerste rij binnen het bestand de naam van de diverse kolommen bevat. In ons voorbeeld is dat inderdaad het geval.

Druk op [Volgende >]

De volgende pagina stelt je in staat om de betekenis van de diverse kolommen vast te leggen.

 

Kolomindeling inlezen factuurgegevens

 

In dit voorbeeld stellen we dat de kolom ‘ORDERNUMMER’ in ons bestand ook als ‘ORDERNUMMER’ door Yoursminc moet worden geïnterpreteerd. Dit zal er in resulteren dat binnen de facturen welke straks zullen worden gecreëerd, naar het betreffende ordernummer zal worden gerefereerd (zie verderop in deze beschrijving). In deze situatie zal het factuurnummer automatisch door Yoursminc worden gegenereerd.

We hadden hier ook kunnen kiezen om aan te geven dat het ‘ORDERNUMMER’ binnen ons bestand als factuurnummer (‘FACT.NUMMER’) zou moeten worden geïnterpreteerd. In dit geval zou het ordernummer binnen Yoursminc als factuurnummer worden gebruikt, hetgeen er tevens in zou resulteren dat binnen de facturen welke straks worden gecreëerd niet naar het specifieke ordernummer zal worden gerefereerd.

 

Inlezen factuurgegevens

 

In dit voorbeeld hebben we er tevens voor gekozen om de orderdatum (‘GEPLAATST’ in ons bestand) te gebruiken als factuurdatum (‘FACT.DATUM’). Verder zijn de overige kolommen gekoppeld.

Druk op [Volgende]

 

Inlezen factuurgegevens

 

De nu getoond pagina toont alle koppelingen welke er zijn gemaakt.

 

 

Druk nu op [Inlezen gegevens], waarna het inlezen van het bestand wordt gestart.

 

Resultaat inlezen facturen

 

Na het inlezen van het bestand zal worden aangegeven hoeveel facturen er zijn aangemaakt, hoeveel ‘Organisaties’ (Contacten) en producten.

Als we nu zouden gaan kijken in het overzicht Contacten, zullen we de 3 aangemaakte contacten terugvinden.

 

Ingelezen contacten

 

LET OP!

Wellicht is je opgevallen dat het niet mogelijk is om aan te geven of een bepaald Contact in het bestand een ‘Heer’ of ‘Mevrouw’ betreft. Dit betekent dat je voor de gecreëerde Contacten zult moeten controleren of dit klopt en hier eventueel in corrigeren.

In ons voorbeeld is een van de Contacten ‘Mirjam van de Geest’, welke nu echter als ‘Man’ en ‘Dhr’ binnen Yoursminc is aangemaakt. Dit zul je dus zelf moeten corrigeren.

 

Contactgegevens - Bedrijf of Privepersoon

 

Gaan we nu vervolgens kijken in het Overzicht Facturen dan vinden we hier de Facturen, welke er op basis van de Orders in het bestand zijn aangemaakt:

 

Overzicht facturen

 

Als we er hiervan nu een selecteren zien we:

 

Geopende factuur

 

Een Factuur met een door Yoursminc gegenereerd Factuurnummer, een Factuurdatum welke is gelijkgesteld aan de ‘Orderdatum’ in het bestand (‘Geplaatst’), een Vervaldatum welke is berekend op basis van de Factuurdatumvermeerderd met het aantal dagen wat is vastgelegd in de Betalingstermijn binnen je Bedrijfsvoorkeuren.

Er zijn een 2-tal Factuurregels aangemaakt, waarbij wordt gerefereerd aan het betreffende Ordernummer zoals dit in het gebruikte bestand was opgegeven.

De gehanteerde prijzen zijn gebaseerd op de kolommen: ‘Subtotaal’, ‘BTW Subtotaal’, ‘Verzendkosten’ en ‘BTW Verzendkosten’.