Hoe lees ik mijn bankafschriften in Yoursminc en hoe verwerk ik deze vervolgens?

Hoe lees ik mijn bankafschriften in Yoursminc en hoe verwerk ik deze vervolgens?

Voordat je kunt beginnen met het inlezen van bankafschriften moet je een aantal voorbereidingen hebben uitgevoerd, lees hiervoor Voorbereidingen voor het kunnen inlezen van bankafschriften.

Na het uitvoeren van deze voorbereidingen ga je nu naar Financieel – Bank – Inlezen bankafschriften

 

Financieel – Bank – Inlezen bankafschriften

 

Op de nu getoonde pagina selecteer je de bank waarvan je de afschriften hebt

 

Selecteer je de bank waarvan je de afschriften hebt

 

Kies vervolgens het betreffende bankafschriften bestand (MT940) en druk op [Inlezen bestand]

Na enige tijd zal het bestand zijn ingelezen en verschijnt automatisch een overzicht met de ingelezen bankafschriften

Verwerken bankafschriften

Ingelezen bankafschrift

We selecteren nu het ingelezen afschrift door op het icoon ‘Details’ (linkerzijde) te klikken.

Verwerken van een ingelezen bankafschrift

De pagina toont nu het geopende bankafschrift met de diverse mutaties gesorteerd op datum. Naast een Omschrijving vinden we de naam van het Contact (je klant of leverancier), het Bedrag van de afschrift, een Referentie en een Grootboekrekening.

Let op; de bovenzijde van de pagina toont ‘Toon grootboekrekening’ en ‘Toewijzen aan factuur/uitgave’. In dit voorbeeld kijken we met name naar de mogelijkheid om ontvangsten en betalingen toe te wijze aan een openstaande factuur of uitgave.

Een negatief bedrag betekent dat er geld van onze bankrekening is afgeschreven en een positief bedrag betekent dat we geld op onze bankrekening hebben ontvangen.

Wat ons tevens opvalt zijn de groen gekleurde ‘vinkjes’ aan de rechterzijde van de kolom Referentie. Dit betekent dat tijdens het inlezen van de bankafschrift er is gekeken of er voor de betreffende ontvangsten en/of betalingen openstaande facturen / uitgaven in onze administratie aanwezig zijn met een gelijk bedrag als het ontvangen / betaalde bedrag. Indien er precies 1 factuur of uitgave wordt gevonden, wordt er aangenomen dat de ontvangst / betaling gerelateerd is aan de gevonden factuur of uitgave. Tevens wordt in deze situatie het groen gekleurde ‘vinkje’ geplaatst. We noemen deze functionaliteit ‘Reconciliatie’.

Als we nu de mouse pointer boven een van de vinkjes houden worden de gegevens van de betreffende factuur of uitgave getoond. Op deze wijze is het eenvoudig om vast te stellen dat het ontvangen of betaalde bedrag inderdaad hoort bij de toegewezen factuur of uitgave. Dit is dus eigenlijk een ‘voorstel’.

Factuurgegevens binnen bankafschrift

In ons voorbeeld weten we zeker dat het ontvangen bedrag van €678,25 hoort bij de factuur welke automatisch was toegewezen. We kunnen nu de betreffende betaling ‘definitief’ maken door de ‘check box’ aan de rechterzijde van de pagina te selecteren en vervolgens op de knop [Maak afschrift definitief] te drukken.

Maak afschrift definitief

Er zal nu een bevestiging worden getoond dat de regel definitief is gemaakt en de pagina ziet er nu als volgt uit:

Definitief maken van een bankafschriftregel

De regel in het afschrift welke we zojuist definitief hadden gemaakt is nu ‘ontoegankelijk’ gemaakt, hetgeen betekent dat je de waarden in de regel niet meer kunt wijzigen. Eveneens is nu ook de betreffende betaling in het grootboek verwerkt.

Wijzigen van een definitieve bankafschriftregel

Tevens merken we nu op dat er aan de rechterzijde een ‘Wijzig’ icoon het ‘Prullenbak’ icoontje heeft vervangen. Dit betekent dat als je de betreffende bankafschriftregel wilt wijzigen (omdat je bijvoorbeeld per ongeluk toch aan een verkeerde factuur had toegewezen) je kunt volstaan met het icoon te klikken.

Er wordt nu om een bevestiging gevraag of je inderdaad de regel wilt wijzigen:

Bevestigen wijziging bankafschriftregel

We drukken nu op [Wijzig], waarna de regel weer ‘toegankelijk’ wordt en we een wijziging kunnen doorvoeren. De pagina ziet er nu weer uit als aan het begin van ons voorbeeld.

Wijzig

Nadere uitleg functies

Nadere uitleg functies

Terug
Ga terug naar de vorige pagina, het overzicht van al je ingelezen bankafschriften.

Verwijder
Verwijder het complete bankafschrift. Dit kan overigens alleen als er geen van de afschriftdetails ‘definitief’ zijn gemaakt.

Maak afschriften definitief
Nadat je één of meerdere regels hebt geselecteerd (check box rechterzijde pagina) kun je met deze knop de regels definitief maken. Dit houdt in dat de betreffende ontvangsten en betalingen worden geboekt in het grootboek en dat eventueel toegewezen facturen of uitgaven de status ‘Betaald’ zullen krijgen.

Bewaar afschrift
Hiermee kun je wijzigingen binnen je afschrift opslaan.

Opnieuw reconciliëren
Reconciliatie houdt in dat er voor iedere regel wordt gekeken of:

Er facturen of uitgaven in je administratie voorkomen waarvan het openstaand bedrag gelijk is aan het bedrag van de ontvangst of de betaling. Indien zo’n factuur of uitgave wordt gevonden, wordt een groen gekleurd ‘vinkje’ naast de kolom Referentie geplaatst. Tevens wordt dan het betreffende factuur- of uitgavenummer in de kolom Referentie geplaatst.

Stel je hebt een bankafschrift ingelezen en je wilt de betalingen en ontvangsten gaan toewijzen, maar je constateert dat je voor een aantal betalingen nog niet de betreffende uitgaven in je administratie hebt vastgelegd, dan kun je besluiten om nu allereerst de in je administratie ontbrekende uitgaven te gaan invoeren. Indien je nu vervolgens weer de betreffende bankafschrift opent, kun je door op de knop [Opnieuw reconciliëren] te drukken er voor zorgen dat er nogmaals wordt gekeken of de aan de uitgaven gerelateerde betalingen worden gevonden, waarna deze weer als een ‘voorstel’ in de pagina terecht komen samen met het groen gekleurde vinkje.

Misschien even aan wennen, maar maakt het verwerken van je ontvangsten en betalingen wel erg makkelijk.

opties: Toon grootboekrekening - Toewijzen aan factuur/uitgave

Toon grootboekrekening
Selecteer deze optie indien je zelf een grootboekrekening wilt kunnen toewijzen. Zoals je hebt kunnen zien in boven beschreven voorbeelden betroffen de meeste regels in ons bankafschrift betalingen en ontvangsten gerelateerd aan uitgaven en facturen binnen onze administratie. Als je de voorbeelden bekijkt, zal je tevens zien dat in deze situatie de grootboekrekening automatisch is geselecteerd. Dit is bij een toewijzing aan een ontvangst of betaling nl altijd de grootboekrekening ‘Crediteuren’ of ‘Debiteuren’.

Toon grootboekrekening

Je zou nu om de pagina voor jezelf iets overzichtelijker te maken kunnen kiezen om het tonen van de grootboekrekening uit te zetten, waardoor de pagina er als volgt uit komt te zien:

Deactiveren Toon grootboekrekening

Het tonen van de grootboekrekening binnen de pagina zou je natuurlijk wel weer willen als je bijvoorbeeld betaalde huur, waarvoor je geen factuur hebt ontvangen, wilt boeken op grootboekrekening ‘Huur’ of betaalde bankkosten wilt boeken op de grootboekrekening ‘Bankkosten’.

Toewijzen aan factuur/uitgave
Zoals in bovenstaande voorbeelden te zien is, wil je deze optie gebruiken voor het toewijzen van ontvangsten en betalingen aan uitgaven en facturen. Je zult ook zien dat in dit geval een aantal icoontjes worden getoond waarmee je de toewijzing kunt uitvoeren. De werking van deze icoontjes wordt verder in deze beschrijving nader toegelicht.

Activeren Toewijzen aan factuur/uitgave

Het volgende voorbeeld toont de samenstelling van de pagina op het moment dat ‘Toewijzen aan factuur/uitgave’ is uitgeschakeld terwijl ‘Toon grootboekrekening’ is ingeschakeld.

Toewijzen aan een factur/uitgave

Je ziet nu ook dat een kolom Btw en Btw bedrag zijn opgenomen. Je bent nu in staat om boekingen in het bankboek te doen inclusief Btw. Dit is met name wenselijk als je ontvangsten en betalingen wilt boeken, zonder dat daar voor uitgaven en facturen binnen Yoursminc zijn opgenomen.

Rijen per pagina
Bankafschriften kunnen afhankelijk van het aantal mutaties op je bankrekening enkele tot een groot aantal regels bevatten, bijvoorbeeld wel enkele honderden. Bij het tonen van de pagina in je browser worden alle regels ‘geformatteerd’, hetgeen o.a. inhoudt dat Contact en Grootboekrekeningen worden opgezocht en sommige velden al of niet toegankelijk worden gemaakt. Bij grote aantallen regels in een afschrift kan het enige tijd duren voordat alle regels van de Yoursminc server zijn overgehaald en binnen je browser worden getoond. Het kan in deze situatie handig zijn om het aantal binnen een pagina te tonen regels te beperken tot bijvoorbeeld 10. Hierdoor staat de eerste te tonen pagina vrijwel direct voor je klaar, waarna je de regels kunt gaan verwerken. Je zult hier proefondervindelijk moeten bepalen welk aantal regels voor jou het prettigst werkt.

De diverse functies beschikbaar binnen de bankafschriftregel

Details (1)
Door dit icoon te klikken wordt een ‘detail’ venster getoond met alle gegevens van de afschriftregel. Je kunt binnen dit venster alle gewenste wijzigingen uitvoeren. Tevens ben je ook in staat om binnen het venster van regel naar regel te ‘bladeren’.

Detail modus van een Bankafschriftregel

Match een factuur / Splits het bedrag en match meerdere facturen (2)
Match een factuur stelt je in staat om een openstaande factuur in het geval van een ontvangst of een openstaande uitgave in het geval van een betaling, te selecteren. Na het klikken van het icoon wordt een venster getoond waaruit je een factuur / uitgave kunt selecteren om aan de ontvangst / betaling toe te wijzen.

Selecteer een uitgave om te koppelen aan een betaling

Splits het bedrag en match meerdere facturen, stelt je in staat om een ontvangen of betaald bedrag toe te wijzen aan meerdere facturen / uitgaven. Dit kan handig zijn indien je bijvoorbeeld in 1 keer een bedrag op je bankrekening ontvangt ten gevolge van een automatische incasso of een overboeking vanaf een credit card.

Splitsen van een ontvangst

Door nu op het icoon te klikken wordt een venster geopend waarin een totaal overzicht wordt getoond van openstaande facturen in geval van een ontvangst of uitgaven in het geval van een betaling. Vanuit dit venster kun je nu de diverse facturen / uitgaven selecteren waaraan het totaal bedrag van de bankafschriftregel moet worden toegewezen. Het programma zorgt nu voor het opsplitsen van het bedrag in deelbedragen, precies groot genoeg voor de toegewezen facturen / uitgaven.

Bevestigen toewijzing aan meerdere facturen / uitgaven

Bevestig eerst dat je inderdaad het bedrag wilt toewijzen aan meerdere facturen / uitgaven door op [Ok] te drukken.

Selecteren meerdere facturen / uitgaven aan een bankafschriftregel

In het getoonde voorbeeld wordt het ontvangen bedrag van €2400,00 toegewezen aan een drietal geselecteerde facturen. Op het moment dat op de knop [Splits en wijs toe] wordt gedrukt zal het bedrag netjes worden opgesplitst en toegewezen.

Gesplitste bankafschriftregel

Je zult nu zien dat de 3 toegewezen facturen in het bankafschrift zijn opgenomen en dat daarmee het bedrag van €2400,00 is gesplitst in resp. €69,88 – €58,45 – €116,29 en het restantbedrag €2188,47, hetgeen tezamen weer het oorspronkelijke bedrag van €2400,00 is. We hoeven nu alleen nog maar dit ‘voorstel’ definitief te maken.

Resultaat splitsing

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.